• Firma del convenio de subvención o documento de compromiso. Una vez que el proyecto ha sido aprobado, la Agencia Nacional notifica a los beneficiarios de las ayudas el importe concedido y les remite un documento, que ha de ser firmado por el beneficiario y devuelto inmediatamente al Instituto de la Juventud de España, que será el último en firmar. La firma de este documento implica la aceptación de las condiciones generales de la subvención.
• Solicitud de autorización para cualquier modificación del proyecto. Una vez concedida la subvención, la entidad beneficiaria deberá comunicar por escrito al Instituto de la Juventud de España cualquier modificación que prevea en el proyecto para obtener su autorización.
• Cumplimiento de las normas de publicidad. Los beneficiarios de los proyectos deben reconocer claramente el apoyo de la Unión Europea en todas las comunicaciones, publicaciones o material gráfico, cualquiera que sea el medio, incluido Internet, e incluso, en las actividades. Si no se cumplen estrictamente estas disposiciones, es posible que se reduzca la subvención del beneficiario. En el apartado difusión y explotación de resultados se aclaran los requisitos de visibilidad del proyecto.

¡Consulta la parte C de la  GUÍA DEL PROGRAMA !

Para Asociaciones estratégicas en el ámbito de la juventud, con proyectos cuya duración está comprendida entre los 6 meses y los dos años, la subvención se entregará en dos plazos:

1. Un plazo de prefinanciación: 80% de la ayuda concedida en un plazo de 30 días siguientes a la fecha en que la última parte haya firmado el convenido de subvención y, si procede, se hayan recibido las garantías necesarias.
2. Último pago o devolución del saldo del balance: el 20% restante se otorgará al beneficiario en un plazo de 60 días siguientes a la entrega del informe final por parte del beneficiario. El informe final debe detallar todo lo realizado en el proyecto para, a tenor de la justificación económica, determinar el importe del pago final de la subvención.

Para otro tipo de Asociaciones Estratégicas, con proyectos con una duración de 2 a 3 años, se contemplan tres plazos:

1. Un plazo de prefinanciación inicial: 40% de la ayuda concedida en un plazo de 30 días siguientes a la fecha en que la última parte haya firmado el convenio de subvención y, si procede, se hayan recibido las garantías necesarias.
2. Pago de prefinanciación adicional: 40% de la ayuda concedida en un plazo de 60 días siguientes a la aprobación del informe provisional (o técnico) por parte de la Agencia Nacional. En este informe, que se entregará dentro del plazo indicado en el acuerdo de subvención, el beneficiario debe detallar los avances realizados en la ejecución del proyecto. Este segundo pago de prefinanciación será solicitado cuando se haya utilizado al menos un 70% del pago de prefinanciación inicial. En caso contrario, la cantidad del nuevo pago de prefinanciación será reducido teniendo en cuenta la diferencia entre el 70% y la cantidad utilizada.
3. Último pago o devolución del saldo del balance: el 20% restante se otorgará al beneficiario en un plazo de 60 días siguientes a la entrega del informe final. Este informe final debe detallar todo lo realizado en el proyecto para, a tenor de la justificación económica, determinar el importe del pago final de la subvención.

Los jóvenes participantes implicados directamente en el proyecto deberán asegurarse ante cualquier riesgo derivado de su participación en dicho proyecto. El capítulo de juventud del programa Erasmus+, no define un modelo único de seguro ni tampoco recomienda una compañía de seguros en particular. Las organizaciones participantes tienen la libertad de buscar un seguro acorde con los modelos disponibles a nivel nacional y que mejor se adapte al tipo de proyecto.

En cualquier caso, los siguientes conceptos deberán estar cubiertos:

• Seguro de Viaje (incluye daño o perdida de equipaje).
• Responsabilidad civil contra terceros (incluyendo, si procede, indemnización profesional o seguro de responsabilidad.
• Asistencia médica.
• Accidente o enfermedad grave.
• Fallecimiento.
• Costes de asistencia jurídica.
• Sí procede, un seguro específico para circunstancias particulares como actividades al aire libre. 

Si en el proyecto participan jóvenes menores de 18 años,  las organizaciones participantes deberán solicitar una autorización al padre, madre, tutor/a del menor.

La Agencia Nacional presta asesoramiento a las personas o grupos beneficiarios que lo necesiten mediante correo electrónico, teléfono o reuniones presenciales.

Asimismo, la Agencia Nacional realiza inspecciones aleatorias de asesoramiento a determinadas entidades, con los siguientes objetivos:

• Recabar información relativa a aspectos cualitativos de la gestión del programa, y  la eficacia y el impacto que el proyecto subvencionado tiene en las personas beneficiarias.
• Ayudar a la entidad / grupo beneficiario en la gestión del proyecto.
• Establecer y mantener buenas relaciones entre la entidad / grupo beneficiario y la Agencia Nacional.
• Recoger y difundir ejemplos de buenas prácticas.

La Agencia Nacional realiza inspecciones a proyectos seleccionados de manera aleatoria que se llevan a cabo durante la realización de la actividad. Estas inspecciones tienen el objetivo de garantizar que la actividad propiamente dicha cumple con la solicitud de subvención, el convenio de subvención y el resto de normativa aplicable, así como comprobar los gastos imputados a la subvención y su relación con las actividades y contenidos de los programas.